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Kennen Sie noch Bill? Für alle die es vergessen haben oder neu dazu gekommen sind: Bill ist Role-Model für die Dos and Dont's im geschäftigen Alltag.
Viele Dinge, die ich hier schreibe, weiß ich zwar – aber was ich regelmäßig umsetze steht auf einem anderen Blatt.
Das versuche ich zu verbessern. Bill hilft mir dabei. Und Ihnen vielleicht auch.
Was ist das Geheimnis hinter guten Meetings? Bill weiß: "Its not about the tool."
Egal ob Teams, Zoom oder mit Whiteboard vor Ort, das Meeting wird dadurch weder automatisch gut noch schlecht.
Meine besten Meetings hatte ich, wenn die Organisatorin sich und die Teilnehmer*innen gut vorbereitet hat.
Aber wie bereite ich ein Meeting denn so vor, das es ein Erfolg wird und ich niemandem nur Zeit und Nerven koste?
1. Teilen Sie eine Agenda mit:
Die Agenda gibt einem Meeting Struktur. Legen Sie das Thema, die Verantwortlichen und ein Timeboxing für die Themen fest. Die Agenda sollte für alle Teilnehmenden im Voraus leicht zugänglich sein. Hierfür eignet sich der Einladungstext. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die wichtigen Themen zu Beginn angesprochen werden und am Ende Zeit für Fragen zur Verfügung steht. Keep it Short and Simple :)
2. Legen Sie ein Ziel fest:
Haben Sie sich schonmal gefragt, was der Sinn des Meetings ist in dem Sie gerade sitzen? Ich schon. Bill's Tipp: Machen Sie zu Beginn des Meetings klar, worum es gehen wird. So gibt es klare Erwartungen an das Ergebnis des Meetings. Geht es darum, dass ein gemeinsamer Informationsstand hergestellt wird oder dass ein Thema diskutiert und aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet wird? Eine klare und gemeinsame Erfolgsdefinition entscheidet darüber mit welchen Gedanken und Gefühlen die Teilnehmer*innen das Meeting verlassen und was sie im Anschluss tun werden.
3. Laden Sie die richtigen Personen ein:
Machen Sie sich darüber Gedanken, wer wirklich am Meeting beteiligt sein muss. Meetings mit den falschen Teilnehmer*innen sind schnell sinnlos. Besprechungen mit zu vielen Teilnehmer*innen verschwenden die Zeit von einigen Personen. Wenn sie sich unsicher sind, wer dabei sein muss oder möchte, lassen Sie sich von Kolleg*innen dazu beraten oder sprechen Sie vorab mit den jeweiligen Personen.
4. Teilen Sie Infos und Ressourcen zur Vorbereitung:
Bill schickt vor jedem Meeting alle Lesematerialien, Präsentationen und Zahlen an die Teilnehmer*innen. So kann sich jeder vorab ein Bild machen und das Meeting gewinnt automatisch an Qualität.
Je nach Meetingtyp kann es aber auch sinnvoll sein einige Minuten für das Studium der Unterlagen einzuplanen. Nicht jeder Terminkalender lässt die gewissenhafte Vorbereitung zu und so können alle Teilnehmer*innen in Ruhe im Thema ankommen. Auch hier eignet es sich Links in der Meetingbeschreibung auf die Unterlagen mitzugeben. Eine klar kommunizierte Erwartungshaltung an die Vorbereitung ist dabei wichtig.
Soweit so logisch. Doch die Realität sieht anders aus - kein Wunder bei der Flut an Meetings. Eventuell wird das aber schon überschaubarer, wenn wir uns alle Tipp 3 von Bill zu Herzen nehmen 😊
Versuchen Sie diese vier Tipps mal bei Ihrem nächsten Meeting umzusetzen. Manchmal kann es schon reichen jeden Tipp als "5-Minuten-Task" anzugehen. Die Teilnehmer*innen werden es Ihnen danken.
Bill ist organisiert und wertschätzt die Zeit seiner Kolleg*innen. Be like Bill.
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