Mitarbeiter-Exit: Was passiert mit den Daten?

Haben Sie sich schon mal gefragt, was mit den Daten von Mitarbeiter*innen in Microsoft 365 passiert, die das Unternehmen verlassen? Schließlich werden deren Lizenzen gelöscht, damit man diese nicht weiter zahlen muss.

Nur ohne Lizenz verschwinden auch die Daten, oder? Im heutigen Blogpost erfahren Sie, wie ihr Unternehmen verhindern kann, dass Daten und Wissen verloren gehen.

DER CIRCLE OF LIFE VON ONEDRIVE DATEN

Ein(e) Mitarbeiter*in von Ihnen hat also das Unternehmen verlassen. Damit die Dateien dieser Person auf OneDrive nicht einfach verloren gehen, hat Microsoft sich einen cleveren Mechanismus einfallen lassen:
Einen automatisch geregelten Prozess für die Beendigung eines OneDrive Lebenszyklus.

Wird ein User gelöscht, dann startet eine 30-tägige Phase, in der die Inhalte seiner OneDrive durch eine andere Person im Unternehmen eingesehen und heruntergeladen werden können. Danach werden sie im Papierkorb Stück für Stück gelöscht.

NICHT SO SCHNELL. WER SICHERT DIE DATEN? UND WIE?

Früher (als der Ordner noch "Eigene Dateien" hieß) wäre das Sichern der Daten Job der IT gewesen. Heute kann das theoretisch jeder User in Unternehmen mit M365 tun.

Voraussetzung dafür ist, dass bei Ihnen im Azure AD (Active Directory) das "Manager-Attribut" für den ausscheidenden User gepflegt sein muss. Die dort hinterlegte Person bekommt nach Löschung des Users automatisch für 30 Tage Zugriff auf dessen OneDrive. Sie bekommt dazu eine Info per E-Mail und 7 Tage vor Ablauf der Frist noch mal eine letzte Erinnerung geschickt.

Falls das "Manager-Attribut" NICHT gepflegt ist, kann zentral ein User bestimmt werden, der in solchen Fällen adressiert wird. Hier kann beispielsweise doch wieder die IT einspringen oder eine andere zentrale Position bei Ihnen im Unternehmen.

IST DAS "MANAGER-ATTRIBUT" BEI IHNEN GEPFLEGT?

Und wissen Sie welcher User Zugriff auf die gelöschten Daten ehemaliger Mitarbeiter*innen bekommt, wenn das Attribut nicht gepflegt ist? Falls die Antwort Nein ist, sprechen Sie uns gerne an. Wir finden das gemeinsam heraus.

PS: Wenn Sie mehr Tipps (wie diesen) zu Microsoft 365 erhalten möchten, abonnieren Sie einfach meinen Newsletter. Jeden Montag schreibe ich eine Mail, die Ihnen hilft M365 besser zu nutzen.