Haben Sie schon mal den Überblick bei Sharepoint verloren, was Ihre Dokumente angeht? Keine Sorge - heute kommt Hilfe.
Disclaimer: das heutige Thema "Verknüpfungen in OneDrive" richtet sich vor allem an M365-Poweruser*innen. Die UX ist nämlich noch ausbaufähig - aber mit dem Ergebnis kommen Sie auf jedem Gerät schnell & einfach zu Ihren Dateien.
Und es wird ein bisschen länger und ausführlicher... Geben Sie mir dazu gerne Feedback :)
Früher war eines besser
Früher gab es für die Dateiablage einen Ort: den zentralen Fileshare. Aus heutiger Sicht dumm, da sehr limitiert, was Features angeht.
Aber einen riesigen Vorteil gab es. Fileshares boten eine klare Navigation mit Baumstruktur für alle User*innen.
Bei M365 mit SharePoint / OneDrive liegen die Dateien an unzähligen verschiedenen Stellen. Es gibt KEINE zentrale Navigation durch Ablageorte. Hier ein Teams-Kanal, da eine SharePoint-Seite, dort ein OneDrive-Ordner. Also ein chaotisches System, wie das Internet selbst.
Wie soll man da den Durchblick behalten?
Wie navigiere ich in der Cloud zu meinen Daten? Ein zentraler Einstiegspunkt für alle User*innen fällt weg – zu viele Datenmengen.
Also sollte sich die User*innen ihre Navigation selbst zusammenstellen. Stellen Sie sich es vor wie bei deinem privaten Internet Browser.
Dort haben Sie auch nicht ALLE Internetseiten in einer Liste. Sondern zwei wertvolle Werkzeuge: Suchmaschinen und Lesezeichen.- Die Suchmaschine kennen und nutzen Sie in SharePoint/Teams bestimmt schon. Die funktioniert zuverlässig und gut.
- Lesezeichen (aka Verknüpfungen)? Underrated! Die sind super praktisch und werden noch zu wenig genutzt.
(Und nein, ich meine nicht das Syncen der SharePoint-Ordner im Windows-Explorer)
Verknüpfungen ≠ SharePoint-Sync
Der klassische SharePoint-Sync hat einige Nachteile:- Sie können ihn nur mit Windows oder macOS nutzen – auf dem Smartphone nicht (Android/iOS)
- M365 merkt sich den Sync nicht – Bei einem neuen Gerät müssen Sie ihn erneut einrichten
Was machen Verknüpfungen anders und wie nutze ich die?
Verknüpfungen sind persistent und fest in deinem Cloud-Benutzer abgespeichert. Also auf jedem neuen Gerät direkt am Start. Bold prediction: Microsoft wird das mal zur alleinigen Methode der Navigation machen.
So fügen Sie Verknüpfungen hinzu:
Ganz einfach auf der SharePoint-Seite. Für jede Dokumentenbibliothek, die Sie in Zukunft schneller im Zugriff haben wollen, können Sie eine Verknüpfung anlegen (die Ebene der Bibliothek spielt keine Rolle): |
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