Wichtige Daten schnell und einfach finden

Haben Sie schon mal den Überblick bei Sharepoint verloren, was Ihre Dokumente angeht? Keine Sorge - heute kommt Hilfe.

Disclaimer: das heutige Thema "Verknüpfungen in OneDrive" richtet sich vor allem an M365-Poweruser*innen. Die UX ist nämlich noch ausbaufähig - aber mit dem Ergebnis kommen Sie auf jedem Gerät schnell & einfach zu Ihren Dateien.

Und es wird ein bisschen länger und ausführlicher... Geben Sie mir dazu gerne Feedback :)

Früher war eines besser

Früher gab es für die Dateiablage einen Ort: den zentralen Fileshare. Aus heutiger Sicht dumm, da sehr limitiert, was Features angeht.

Aber einen riesigen Vorteil gab es. Fileshares boten eine klare Navigation mit Baumstruktur für alle User*innen.

Bei M365 mit SharePoint / OneDrive liegen die Dateien an unzähligen verschiedenen Stellen. Es gibt KEINE zentrale Navigation durch Ablageorte. Hier ein Teams-Kanal, da eine SharePoint-Seite, dort ein OneDrive-Ordner. Also ein chaotisches System, wie das Internet selbst.

Wie soll man da den Durchblick behalten?

Wie navigiere ich in der Cloud zu meinen Daten? Ein zentraler Einstiegspunkt für alle User*innen fällt weg – zu viele Datenmengen.

Also sollte sich die User*innen ihre Navigation selbst zusammenstellen. Stellen Sie sich es vor wie bei deinem privaten Internet Browser.
Dort haben Sie auch nicht ALLE Internetseiten in einer Liste. Sondern zwei wertvolle Werkzeuge: Suchmaschinen und Lesezeichen.

• Die Suchmaschine kennen und nutzen Sie in SharePoint/Teams bestimmt schon. Die funktioniert zuverlässig und gut.
• Lesezeichen (aka Verknüpfungen)? Underrated! Die sind super praktisch und werden noch zu wenig genutzt.
  (Und nein, ich meine nicht das Syncen der SharePoint-Ordner im Windows-Explorer)

Verknüpfungen ≠ SharePoint-Sync

Der klassische SharePoint-Sync hat einige Nachteile:

• Sie können ihn nur mit Windows oder macOS nutzen – auf dem Smartphone nicht (Android/iOS)
• M365 merkt sich den Sync nicht – Bei einem neuen Gerät müssen Sie ihn erneut einrichten

Was machen Verknüpfungen anders und wie nutze ich die?

Verknüpfungen sind persistent und fest in deinem Cloud-Benutzer abgespeichert. Also auf jedem neuen Gerät direkt am Start. Bold prediction: Microsoft wird das mal zur alleinigen Methode der Navigation machen.

So fügen Sie Verknüpfungen hinzu:

Ganz einfach auf der SharePoint-Seite. Für jede Dokumentenbibliothek, die Sie in Zukunft schneller im Zugriff haben wollen, können Sie eine Verknüpfung anlegen (die Ebene der Bibliothek spielt keine Rolle):

Danach finden Sie den Ordner direkt in Ihrem persönlichen OneDrive-Folder. Und auf allen Geräten verknüpft.

Das ein Ordner eine Verknüpfung darstellt, erkennen Sie am kleinen Kettensymbol, das unten links angezeigt wird.

Verknüpfungen umbenennen

Das ist ein letzter wichtiger Tipp! Wenn Sie eine Verknüpfung anlegen, kann es sein, dass der originale Name des Ordners für Sie nicht sinnvoll ist.

Dann können Sie die Verknüpfung einfach umbenennen – Auswirkungen auf den originalen Ordner hat das nicht.

Praktisches Beispiel: Mehrere Dokumentenbibliotheken heißen "General". Dann ist es sinnvoll den Namen anzupassen.


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