Braucht man mit Microsoft Teams noch eine Telefonanlage?

Viele IT-Verantwortliche stellen sich diese Frage, und mit jedem Tischtelefon, das während eines Teams-Meetings schellt, wird diese Frage drängender. Dabei kann Microsoft Teams eine Telefonanlage vollwertig ersetzen. Und mehr. 

In den meisten Microsoft-Umgebungen spielt Teams drei Rollen auf einmal: Videokonferenz-Tool, Chat-Plattform und Kollaborationswerkzeug. Nur eine Rolle übernimmt Teams noch nicht überall vollständig, obwohl das Tool es kann: die der Telefonanlage. Das Ergebnis ist ein klassischer Medienbruch im IT-Alltag. Warum verursacht Teams ohne Telefonie einen Medienbruch? 

• Präsenzstatus: Teams zeigt Sie mit dem Status „Beschäftigt“ oder „Nicht stören“ an. Das Tischtelefon klingelt trotzdem.

• Anrufweiterleitung: Wer aus dem Homeoffice arbeitet, braucht separate Weiterleitungsregeln. Doch mit einer Kommunikation über mehrere Kanäle (Smartphone, Telefonanlage und Teams) gibt’s keine zentrale Steuerung.

• Gesprächshistorie: Wer hat wann angerufen? Je nach Kanal verlieren Sie früher oder später den Überblick.

• Kosten: Verschiedene Kanäle bedeuten verschiedene Kostenstellen.

Die Telefonfunktion hat die Teams-Software zur vollwertigen Telefonanlage gemacht.

Im Detail steckt eine Menge in Microsoft Teams Telefon. Microsoft schreibt auf der eigenen Website: 

„Teams Telefon ersetzt herkömmliche Telefonanlagen und ermöglicht wichtige Anruffunktionen mit einem cloudbasierten Anrufsteuerungssystem, das die gesamte Telefonie-Arbeitslast für Teams übernimmt.“ 

Wie funktioniert Cloud-Telefonie überhaupt genau? In unserem YouTube-Format „IT, so einfach erklärt“ erläutert Ihnen Marius Theobald, wie Cloud-Telefonie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und worauf Sie bei der Umstellung achten sollten.

Die entscheidende Frage lautet also nicht „kann ich mit Microsoft Teams ins Festnetz telefonieren?“ sondern „Welche Architektur passt zu uns?“ Das kommt neben Ihrem Anspruch auch auf die Lizenzierung an: Microsoft Teams Telefon beginnt bei rund 9 Euro pro User pro Monat. 

Grundsätzlich bietet Microsoft vier Wege, um externe Telefonie (PSTN, Public Switched Telephone Network) in Teams zu integrieren. So telefonieren Sie mit Microsoft Teams ins Festnetz:

1. Anrufpläne (Microsoft-eigene Leitungen): Microsoft stellt die virtuellen Telefonleitungen direkt über die Cloud bereit. Statt Tarife bei einem Telekom-Provider buchen Sie Rufnummern und Gesprächsminuten direkt bei Microsoft. Das ist für gewöhnlich schnell und einfach eingerichtet. Microsoft spricht hier von einer „All-in-One-Cloud-Anruflösung“.

2. Direct Routing (eigener SIP-Trunk bleibt): Wenn Sie Ihren bestehenden SIP-Trunk behalten wollen, verbinden Sie diesen über einen Session Border Controller (SBC) mit Teams. Das ist noch immer eine geläufige Wahl der IT im Mittelstand, weil bestehende Verträge mit dem Telekommunikationsanbieter weitergenutzt werden können.

Mehr Aufwand in der Einrichtung als die Anrufpläne bei Microsoft, dafür mehr Flexibilität im Betrieb. Direct Routing lohnt sich für komplexe Enterprise‑Szenarien mit hohen Anpassungsanforderungen.

3. Operator Connect (Provider verwaltet die Leitung in Teams): Ein zertifizierter Telekommunikationsanbieter übernimmt die Verbindung direkt in Teams. Etwas weniger Eigenbetrieb als beim Direct Routing, dafür etwas mehr Flexibilität als mit den Anrufplänen.

Im Unterschied gegenüber Direct Routing haben Sie an dieser Stelle einen geringeren Betriebsaufwand (kein eigener SBC nötig), eine schnellere Bereitstellung sowie bessere Zuverlässigkeit und Support durch direkte, von Azure unterstützte Verbindungen. Große deutsche Provider unterstützen Operator Connect bereits.

Eine weitere Möglichkeit mit Operator Connect ist Teams Telefon Mobile (Teams nutzt die Mobilfunknummer): Wenn Sie und Ihre Mitarbeitenden mit Smartphones arbeiten, können Sie die Mobilfunknummer direkt als Teams-Nummer nutzen. Voraussetzung ist ein Vertrag mit einem zertifizierten Mobilfunkanbieter. Dieser übernimmt die Leitungsbereitstellung, die Rufnummernverwaltung und den Support. Ein separater SBC ist nicht nötig.

Microsoft Teams geht mit der Telefonfunktion weit über ein Chat- und Kalender-Tool hinaus und vereinfacht den Alltag Ihrer Kolleginnen und Kollegen: Mit Warteschleifen und einer automatischen Telefonzentrale leiten sie Anrufe direkt an die richtige Abteilung oder Person weiter.

Kombinieren Sie die Teams-Telefonie mit Dynamics 365 Contact Center, verbessern Sie Ihre Kundenkommunikation, weil Anrufe, Chats und Kundenhistorie in einer Oberfläche zusammenlaufen.

Darüber hinaus können Sie über Microsofts offizielle Schnittstelle namens Channel Integration Framework (CIF) auch eigenständige Contact-Center-Plattformen einbinden, wie z. B. Genesys Cloud.

Mit der Warteschleifen-App („Queues App“) ergänzen Sie Call-center-ähnliche Funktionen. All das steuern Sie direkt aus der gewohnten Teams-Umgebung. 

Queues App ist konkret für Teams gedacht, die eingehende Anrufe verwalten:

Helpdesks, Kundenhotlines oder Empfangsteams. Anrufe landen in einer zentralen Warteschlange und werden auf verfügbare Agenten verteilt. 

Supervisoren sehen in Echtzeit, wie viele Anrufe warten und wer gerade spricht. Eingreifen ist direkt aus Teams möglich, ohne ein separates Tool zu öffnen.

Das reduziert den Administrationsaufwand und senkt Betriebskosten. Ihre Mitarbeitenden und Kunden kommunizieren effizienter.

Wichtig zur Lizenz: Die Warteschleifen-App Queues erfordert sowohl eine Teams-Telefon-Lizenz als auch Teams Premium als Add-on. Nicht jeder Mitarbeitende braucht beides. Eine genaue Analyse, welche Personen die Queues-App tatsächlich nutzen, hilft, den Lizenzbedarf gezielt zu steuern.

Dann profitieren Sie von ausgefeilterer Routing-Logik, detaillierteren Auswertungen und mehr Automatisierungsmöglichkeiten, als Teams nativ bietet.

Rufnummernportierung: 

Wenn Sie zu Microsoft Calling Plans wechseln, müssen Sie Ihre Rufnummern aktiv portieren. Das gilt nicht für alle Szenarien: Wenn Sie über Operator Connect z. B. bei der Telekom bleiben und die Teams-Telefonie dazubuchen, behalten Sie Ihre Nummern ohne großen Aufwand.
Doch was ist der Unterschied? Klassische Telefonie in Deutschland läuft über Kanäle. Alle User teilen sich eine feste Anzahl gleichzeitiger Verbindungen. Sind alle Kanäle belegt, ist die Leitung besetzt. Abgerechnet wird pro Kanal, per Flatrate oder minutengenau.

Microsoft Calling Plans funktionieren anders: keine Kanäle, sondern eine Lizenz pro User. Besonders interessant sind die Einstiegspläne ab rund 2 bis 3 Euro pro User und Monat. Eine Rufnummer ist inklusive, Gesprächsvolumen gibt es keines. Stattdessen werden Anrufe minutengenau abgerechnet. Für Unternehmen, die wenig telefonieren, ist das oft die günstigere Wahl.

Wer dennoch portieren muss: Der Prozess dauert in Deutschland erfahrungsgemäß einige Wochen und erfordert enge Abstimmung mit dem aktuellen Provider. Diesen Puffer sollten Sie einplanen.

Ausfallsicherheit und Qualität:

Eine gescheite Sprachqualität hängt mit Teams-Telefonie an der Internetverbindung und an der Microsoft-Cloud-Verfügbarkeit. Wer darüber telefoniert, ist von beiden abhängig.

Hardware:

Nicht jedes Tischtelefon ist mit Teams kompatibel. Microsoft unterstützt Geräte von u.a. Yealink, Poly und AudioCodes. Auch andere Hersteller bieten passende Tischgeräte an, wie etwa Gigaset. Selbst altbekannte Handtelefone mit DECT gibt es in kompatibler Ausführung. 

Headsets für PC-Arbeitsplätze sind jedoch in der Regel günstiger und in den meisten Fällen vollkommen ausreichend – wenn nicht sogar für den einen oder anderen User komfortabler.

Migration und Koexistenz:

Bestehende Telefonanlage und Teams Telefon können Sie parallel betreiben. Das gibt Ihnen Zeit für eine schrittweise Migration, statt alles auf einmal umzustellen.

Teams-Telefonie passt gut, wenn:

• Ihre Kolleginnen und Kollegen ohnehin hauptsächlich in Teams arbeiten

• Sie den Medienbruch zwischen Telefonie und Kollaboration beseitigen wollen

• Ihre Rufnummernstruktur überschaubar ist und Sie keine hochkomplexen Rufumleitungsregeln benötigen

Microsoft Teams Telefon passt weniger gut, wenn:

• Teams-Telefonie stößt vor allem dann an Grenzen, wenn Sie ein B2C-Callcenter mit hohen Anforderungen betreiben. Komplexe Warteschlangen, umfangreiches Reporting oder spezialisierte Agentenfunktionen lassen sich mit Teams allein irgendwann nicht mehr sauber abbilden. Für den typischen Mittelstandsbetrieb reicht der Funktionsumfang jedoch in den meisten Fällen aus. 

• Sie auf Systeme angewiesen sind, die sich nicht sauber mit Teams integrieren lassen, wie z. B. Branchensoftware mit eigener Telefonsteuerung (TAPI) oder klassische ISDN-Systeme

• Ihre Internetverbindung nicht die nötige Qualität und Redundanz bietet

Microsoft Teams Telefon ist mittlerweile eine ausgereifte Option für die Telekommunikation, die für viele Unternehmen im Mittelstand eine gute Wahl ist.

Die Architekturentscheidung zwischen Anrufpläne, Direct Routing und Operator Connect verdient den einen oder anderen Gedankengang. Klären Sie daher zeitnah vor einer Umstellung, was Ihre bestehende Infrastruktur hergibt und was Ihr aktueller Anbieter unterstützt. 

Wenn Sie den Wechsel von der TAE-Dose zur Cloud strukturiert angehen wollen, kommen Sie gerne auf uns zu. Gemeinsam schauen wir uns Ihre Ausgangssituation an und zeigen Ihnen, welcher Weg für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Anruf genügt!

Ursprünglich veröffentlicht: 06.05.2021

Letzte Aktualisierung: 09.07.2026