Wie Sie mit digitalen Signalen Ihre Teams stärken

NEUE ARBEITSREALITÄT: SO KLAPPT DIGITALES TEAMWORK IM HOMEOFFICE

Das berufliche Kommunizieren im Homeoffice bringt viele Herausforderungen mit sich. Wie nehme ich Vibes und Signale richtig auf, was macht digitales Kommunizieren erfolgreich und wie äußert sich die Wissenschaft zu diesem Thema? Lesen Sie nach, welche Strategien erfolgversprechend sind und wie Teamwork in Zeiten von Social Distancing funktioniert.

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Eine gute Zusammenarbeit im Unternehmen ist der Schlüssel zum Erfolg. Teamarbeit ist in Zeiten von Covid-19 allerdings zu einem schwierigen Thema geworden. Soziale Distanz und die gemeinsame Arbeit an einem Problem scheinen ein Widerspruch zu sein. Doch Teamwork ist weit mehr, als zur gleichen Zeit an einem Ort zu sein, um ein Projekt voranzutreiben. Es gibt noch andere Faktoren, die ein Wir-Gefühl erzeugen. Das zeigt etwa eindrucksvoll eine Studie, die 2014 an der Stanford University unter Priyanka B. Carr und Gregory M. Walton durchgeführt wurde. Die Untersuchung „Cues of working together fuel intrinsic motivation“ belegt, dass selbst kleine Maßnahmen das Teamwork enorm beflügeln können.

SCHON DER HINWEIS AUF TEAMWORK VERBINDET

Die Studie untersuchte in fünf Experimenten, was allein der Hinweis darauf, dass eine Zusammenarbeit mit anderen möglich ist, bewirkt. Man wollte herausfinden, ob das bei Menschen auf psychologischer Ebene ein Gefühl der Zusammenarbeit erzeugt. Hier zeigt sich also ein ähnlicher Ansatz wie beim breiten Forschungsfeld der Human Computer Interaction und bei der Untersuchung von psychologischen Effekten rund um die Interaktion von Menschen und Computern sowie anderen Medien.

Im Zuge dieser Studie erhielten mehrere Teilnehmer über einen längeren Zeitraum identische unlösbare Aufgaben und wurden dabei in zwei Gruppen eingeteilt. Eine bekam Tipps, die so wirkten, als kämen die Messages von anderen Teilnehmern. Eine zweite Gruppe erhielt keine Hinweise dieser Art, sondern lediglich Tipps der Versuchsleiter. Bei der anschließenden Analyse wurde die Wirkung der beiden unterschiedlichen Vorgangsweisen auf die intrinsische Motivation gemessen, auf das Interesse und die Ausdauer für und den Fokus auf die Aufgabe sowie auf die Ermüdung der Studienteilnehmer.

ZUSAMMENARBEIT MOTIVIERT

Die spannenden Ergebnisse dieses Versuchs zeigen, wie stark das Gefühl der Zusammenarbeit motiviert. Die Gruppe, die Hinweise von angeblichen Teamkollegen bekam, hatte eine höhere Motivation, zeigte mehr Ausdauer, bessere Ergebnisse und weniger Ermüdungserscheinungen als die Vergleichsgruppe. Positive Effekte stellten sich also allein dadurch ein, dass die Teilnehmer gemeinsam in einer Gruppe an einer Aufgabe arbeiteten, obwohl sich jeder physisch allein in einem Raum befand.

Das belegt, dass Effekte von Teamwork nicht in erster Linie aus sozialen Strukturen entstehen, sondern vielmehr aus Hinweisen auf Zusammenarbeit. Unter sozialen Strukturen versteht man hier bestimmte Verantwortlichkeiten, Teamdefinitionen und das physische Arbeiten an derselben Örtlichkeit.

Hinweise zur Zusammenarbeit sind im Sinne der Studie aus Stanford die Einladung zur Zusammenarbeit und ein kollegiales Verhalten. Vor allem zählt dazu auch das von Kollegen vermittelte Gefühl von Teamwork, indem man Ratschläge einholt, Zwischenergebnisse teilt und sich gegenseitig anspornt.

DIGITALES TEAMWORK: SO SENDEN SIE DIE RICHTIGEN SIGNALE DER ZUSAMMENARBEIT!

Was sagt uns dieser interessante Versuch für die Praxis? Er belegt, dass das Senden von Signalen zwischen Menschen den einzelnen fokussierter und interessierter macht. Es sorgt dafür, dass wir Aufgaben besser erledigen können. Das Gefühl, in der Gruppe zu arbeiten, verbessert zudem insgesamt die Arbeitsergebnisse. Und besonders wichtig: Dieses Gefühl der Zusammenarbeit entsteht auch dann, wenn Menschen gar nicht im gleichen Raum sitzen!

Das macht die Untersuchung der Wissenschaftler aus Stanford auch so spannend in Zeiten von Homeoffice und Corona. Die hier festgestellten Effekte können dafür sorgen, dass man trotz Heimarbeit und räumlich isoliertes Arbeiten zu Hause dennoch ein Gefühl von Teamwork entwickelt.

Das zeigt sich auch bei Bucs IT in Zeiten von Corona: „Ich habe das Gefühl, dass unser Team in diesen schwierigen Wochen sogar noch etwas enger zusammengerückt ist, was eigentlich paradox ist, da man ja auf Distanz arbeitet“, beschreibt Kevin Steinmetz von Unternehmensbereich Systeme/IT-Beratung seine Erfahrungen. Von ähnlichen Erlebnissen berichtet auch sein Teamkollege Daniel Gebauer: „Vorher wusste ich von anderen Teams im Office oft gar nicht so richtig, woran diese gerade arbeiten. Das hat sich mittlerweile geändert“, erklärt er. Und zwar durch die Realisierung verschiedener digitaler Lösungen wie Unterhaltung in Teams, digitale Kaffeepausen und andere Dinge wie eine vermehrte Nutzung von Social Media. „So bekomme ich plötzlich viel mehr Signale auf anderen Wegen“, freut sich Daniel. „Daher kann ich das Ergebnis der Studie für mich nur unterschreiben: Mein Interesse an der Arbeit in großen Gruppen hat sich noch mehr gesteigert“, so sein Fazit.

WIE MAN TEAMWORK DIGITAL UNTERSTÜTZT UND FÖRDERT

Daniels und Kevins Erfahrungen bestätigen die Ergebnisse der wissenschaftlichen Studie der Stanford University: Die Resultate zeigen, dass schon allein das Gefühl, dass man bei der Erledigung einer Aufgabe Teil eines Teams ist, Menschen zur mehr Motivation bei der Bewältigung von Herausforderungen verhilft. Wie kann man sich das nun im digitalen Teamwork zunutze machen?

Wichtig ist, Signale der Zusammenarbeit zu senden. Letztlich ist alles, was wir machen, Kommunikation. Auch im digitalen Raum ist jedes noch so kleine Signal Kommunikation und letztendlich auch das, was man unterlässt. Sogar nicht zu kommunizieren, ist daher eine Form der Kommunikation und sendet Signale aus.

DIE PASSENDE KOMMUNIKATIONSPLATTFORM FINDEN

Es existiert eine ganze Bandbreite an Kommunikationsplattformen und Messengern – von Teams, WhatsApp und Signal bis hin zu Apples FaceTime. In einem ersten Schritt geht es darum, sich für eine Plattform zu entscheiden und sein Team auf dieser Plattform zusammenzubringen.

Das ist nicht immer ganz einfach, wie Negativbeispiele aus dem privaten Bereich zeigen, die wohl fast jeder kennt. Wer schon einmal ein privates Event auf WhatsApp organisiert hat, kennt das Problem, dass öfter mal keine Antwort kommt. Möchte man etwas in kurzer Zeit klären, kann das schnell zu Frustration führen. Ein gutes Teamgefühl lässt sich auf diese Weise nur schwer herstellen. WhatsApp ist zwar für viele Zwecke sinnvoll, aber es gibt Tools, die bestimmte Formen der Zusammenarbeit weit stärker unterstützen. Vor allem deshalb, weil sie bestimmte Komfortfunktionen bieten, die sich für Teamwork noch besser eignen.

Vorteilhaft sind Tools, die viele digitale Funktionen vereinen wie Slack oder Microsoft Teams. Die Trends zeigen klar, dass sich Teams zunehmend ad hoc bilden – sei es nun intern bei neuen Projekten oder indem externe Aufgaben neu dazukommen. Es bilden sich immer häufiger Subteams oder interdisziplinäre Teams im beruflichen Alltag. Daher ist eine Plattform wichtig, die auch diesen Trend optimal unterstützt.

EIN TEAM ZU ERSTELLEN, REICHT NICHT AUS

Wie entsteht nun eigentlich ein funktionierendes Team? Existiert es, sobald der Teamleiter sagt „Ihr bildet jetzt ein Team!“? Nein, so einfach ist das nicht. Denn ein Team ist nicht primär eine vorgegebene Struktur, sondern besteht aus Menschen, die Signale senden. Die offizielle Teamstruktur kann sich sehr von der inoffiziellen Struktur eines Unternehmens unterscheiden, wenn man sich ansieht, wer wirklich mit wem kommuniziert. Teams sind heute weniger organisatorisch zusammengestellte Strukturen, sondern eine Gruppe von Menschen, die tatsächlich miteinander kommunizieren.

Das heißt aber nicht, dass eine offizielle Order zur Teambildung nicht ein wichtiger Startschuss sein kann, aber Teams gehen weit darüber hinaus und umfassen auch inoffizielle Strukturen. So gesehen ist eine Teamerstellung mithilfe eines digitalen Tools oder eines Organigramms nur der Beginn und sozusagen die Initialzündung. Das bedeutet noch nicht, dass die benannten Personen auch wirklich als Team funktionieren. Letztendlich kommt es auf die gesendeten Signale an, ob Teamwork wirklich stattfindet.

DIE AUFGABE VON FÜHRUNGSKRÄFTEN BEI DER TEAMBILDUNG

An den Führungskräften liegt es, diese zwei Impulse möglichst deckungsgleich zu machen - den offiziellen Startschuss und die inoffizielle Teambildung. Eine moderne Führungsebene muss beide Ebenen dirigieren und orchestrieren. Sie muss auch dafür sorgen, dass die Beteiligten die passenden Signale aussenden. So gibt es zum Beispiel in Teams immer eine gewisse Anzahl von eher schüchternen Menschen, die hin und wieder aktiv angesprochen und motiviert werden sollten. Das gilt auch für digitale Kommunikationskanäle.

INTELLIGENTE STRATEGIEN, UM JEDEN DIGITAL EINZUBINDEN

Moderne digitale Tools besitzen häufig ein Kommunikations-Feed, das die Basis der formalen Kommunikation bildet. Kommunikations-Feeds stellen die Informationsversorgung sicher und bieten für die Teamarbeit viele Komfortfunktionen. Damit kann man auch steuernd eingreifen, um wenig Kommunizierende einzubinden.

NONVERBALE SIGNALE ERSETZEN

Vieles funktioniert in der nicht-digitalen Welt durch nonverbale Signale wie etwa durch Blicke. Das klappt in der digitalen Welt nicht und man muss hier sehr bewusst agieren, um diese nonverbale Ebene zu ersetzen.

Dafür gibt es vier gute Werkzeuge:

1. Gezielte Steuerung via @-Mentioning ist perfekt zur Herstellung von Relevanz und zum Triggern von Kommunikation. So funktioniert Teambildung auch dann, wenn Menschen noch nie an einem gemeinsamen Besprechungstisch Platz genommen haben.
   
2. Emoticons und Likes funktionieren einfach, schnell und sind emotional wirksam. Das Senden dieser Signale ersetzt bis zu einem gewissen Grad die nonverbalen Signale im Offline-Raum und erlerntes soziales Verhalten. Hier gibt es auch Verunsicherung, denn viele Leute fragen sich: Darf ich etwa Emoticons, die ich als Privatperson verwende, auch im Businessumfeld einsetzen? Die Antwort ist ein klares Ja, denn diese digitalen Signale sind sehr wichtig und ersetzen viele nonverbale Signale aus dem Offline-Bereich.
   Auf diese Weise kann man zum Beispiel auch ein schnelles Stimmungsbild einholen. So ist etwa ein Like zu einem Vorschlag vonseiten der Geschäftsführung eine enorme Bestätigung. Das kann nonverbale Signale und Zustimmung ersetzen und einen enormen Motivationsschub auslösen. Likes und andere Signale sind sehr wichtig, um zwischen erwünschtem und unerwünschtem Verhalten im Unternehmen zu navigieren und um seinen Weg zu finden. Diese Signale haben eine große Steuerungsfunktion und deutliche psychologische Effekte.
   
3. Replys sind ebenfalls wichtig, denn eine offene Diskussionskultur braucht und fördert Vertrauen. Schnelles und zielgenaues Feedback ist ebenso essenziell wie ein offener Umgang mit kontroversen Meinungen. Ein Team funktioniert nicht dann am besten, wenn jeder der gleichen Meinung ist, sondern dann, wenn sich alle gut einbringen können. Reply-Funktionen sind wichtig zur Förderung einer offenen Diskussionskultur. Wer als Führungskraft Absprachen immer nur direkt per Mail trifft, agiert intransparent. Das fördert Geheimniskrämerei und kann die Vertrauenskultur in einem Team zerstören. Teams leben von einer offenen Diskussionskultur. Das Senden vertrauensfördernder Signale ist daher enorm wichtig.
   
4. Virtuelles Lob ist ein mächtiges Werkzeug und überaus motivierend. Diese Funktion bringt sehr viel, wenn man sie richtig einsetzt. Digitale Tools machen das Aussprechen von Lob einfach und zudem öffentlichkeitswirksam, was besonders wichtig ist, wenn es um Anerkennung geht. Richtig dosiert, kann diese Funktion Teams enorm beflügeln.
   
5. Remote Onboarding: Das Nachvollziehen bisheriger Kommunikation ist vertrauensbildend. Kommunikations-Feeds sind zudem für Neueinsteiger in Teams eine wichtige Informationsquelle. So kann er oder sie Diskussionen nachvollziehen und Nähe gewinnen. Das liefert wertvolle Information, wie man sich in das Team einfügt und was erwünscht oder nicht erwünscht ist. Und es erleichtert den Überblick, wie man im Team zu Ergebnissen kommt.

ERFOLGSFAKTOR „VIDEO-CONFERENCING“

Video-Conferencing ist eine große Bereicherung für die formale Kommunikation in Feeds und bietet viele Vorteile.

• Micro-Reactions
  Diese Kommunikationsform ergänzt die formale Ebene des Austauschs, da Microexpressions bei formaler Kommunikation fehlen. Derartige Informationen sind besonders für jene Menschen wichtig, die nicht als digital Natives aufgewachsen sind. Video-Conferencing schafft trotz Distanz Nähe.
  
• Asynchrone Meetings
  Video-Conferencing ermöglicht die asynchrone Teilnahme an Meetings und die Aufzeichnung für Teilnehmer des Teams, die verhindert sind. Der Abwesende ist dadurch in einer gewissen Weise dennoch präsent, wird in Entscheidungsprozessen besser berücksichtigt und kann nach dem Ansehen der Aufnahme nachträglich seinen Input beisteuern. Das verändert auch die Kommunikation im Meeting durch die anderen Teilnehmer und macht Inhalte transparent und nachvollziehbar. Dieser Weg ist gerade bei schwierigen Themen wichtig und empfehlenswert, um nonverbale Kommunikationssignale zu erfassen.
• Digitale Standups
  Ein kurzes Austauschen zu aktuellen Themen tut dem Wir-Gefühl gut. Besonders motivierend ist folgendes Signal der Teamleitung: „Auch wenn wir jetzt alle vom Homeoffice aus arbeiten, sind wir immer noch ein Team, das an einem Strang zieht.“
  
• Virtuelle Kaffeepausen
  „Laden Sie die Kollegen einfach mal zu einem virtuellen Kaffee ein!“, empfiehlt Daniel. Das ist gerade bei kniffeligen Problemen, die man besprechen möchte, wichtig. Dieses Bedürfnis ist auch in Homeoffice-Zeiten da. Wenn man sich nicht real auf einen Kaffee treffen kann, so lässt sich das sozusagen virtuell ersetzen. Die Zeit, die man sich dafür im Büro nimmt, sollte man sich auch im Homeoffice nehmen.
  Reservieren Sie einfach 15 Minuten in Microsoft Teams für eine Kaffeepause, um über Gott und die Welt oder einen konkreten Anlass zu sprechen! Das ist nicht nur „Quatscherei“, sondern bringt auch viel Positives. Es schafft Nähe und hat sogar fachlich oft einen guten Mehrwert. Kaffeepausen sind wertvolle Zeiten und wichtig für die Motivation der Mitarbeiter. Diese kreativen Pausen müssen allerdings in der Unternehmenskultur verankert sein. Ein Tool zu besitzen, das diese Pausen erlaubt, führt noch nicht dazu, dass diese auch genutzt werden.

ARBEITSERGEBNISSE ERSTELLEN UND TEILEN

Ein guter Austausch von Informationen kann das Arbeitsergebnis deutlich verbessern, denn simultanes Arbeiten hat viele Vorteile:

• Es beflügelt die Arbeit an einem Thema.
• Der Austausch spornt an und fördert im Team das Vertrauen.

Damit das auch funktioniert, sollten Sie:

1. Zwischenergebnisse challengen, indem Sie direkt dazu einladen, gemeinsam an einem Thema zu arbeiten.
2. Das gemeinsame Erreichen von Fortschritten betonen, denn das spornt das gesamte Team an.
3. Ein weiterer positiver Faktor ist, den Kollegen zu vertrauen, etwa indem Sie statt Anhängen Links senden.
4. Geben Sie Feedback und fordern Sie Feedback ein, denn ein wertschätzender Umgang unter den Kollegen ist überaus wichtig!

FAZIT

Digitales Teamwork hängt nicht nur von den richtigen Tools und den technischen Gegebenheiten ab. Es basiert auf der Unternehmenskultur und fördert diese im Idealfall. Collaboration Tools sind Enabler für digitales Teamwork. Damit Teams auch im Homeoffice richtig zum Leben erwachen, braucht es einen entsprechenden Spirit im Unternehmen. So müssen etwa Büromomente bewusst herbeigeführt werden. Jeder einzelne ist gefragt, wenn es um die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben geht ganz im Sinne des Leitsatzes: „Nothing can make a company more productive than perpetual teamwork“.