Cloud-Printing für Unternehmen: Drucken ohne Stress und Ticketflut

Auch im digitalen Zeitalter gilt: Drucken gehört zum Büroalltag wie Meetings und frischer Kaffee. Gleichzeitig ist es ein Thema, das häufig Frust auslöst. Treiber passen nicht, User finden die Drucker nicht und irgendwo läuft ein alter Server, den niemand mehr anfassen möchte.

Genau hier setzt Cloud-Printing an. Es macht Schluss mit Komplexität und bringt Leichtigkeit in einen Bereich, der bislang eher lästig war – für User und Admins.

Traditionelle Druckinfrastrukturen bestehen aus Servern, Endgeräten mit Treibern und manchmal auch dem einen oder anderen Workaround. Wenn Sie schon einmal neue Treiberpakete installieren mussten, wissen Sie, wie umständlich das sein kann.

Mit Cloud-Printing reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich. Die Verwaltung der Drucker übernimmt eine Cloud-Plattform, wodurch Treiberkonflikte weitgehend minimiert werden. Treiber können automatisch per Agent (ein Programm in Hintergrund der Clients) auf die Rechner verteilt werden, was die Administration deutlich vereinfacht.

So sehen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer das passende Gerät, z. B. via Location- oder User-Based-Printing, und können sofort drucken.

Beim standortbasierten Drucken werden den Usern automatisch die passenden Drucker je nach Standort oder Netzwerk angezeigt. Im Büro im dritten Stock sehen sie beispielsweise das Multifunktionsgerät von Kyocera. Im Erdgeschoss taucht dagegen der kompakte Farb-LED-Drucker von Brother in der Druckansicht auf.

Beim nutzerbasierten Drucken werden Druckaufträge eindeutig einem bestimmten User zugeordnet und erst nach erfolgreicher Authentifizierung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin am Drucker ausgeführt.

So profitieren Sie von Secure Pull Printing: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter senden ihre Druckaufträge in eine persönliche, gesicherte Warteschlange. Der Drucker spuckt das Dokument erst nach einer Authentifizierung direkt am Gerät aus. Das kann per PIN, RFID-Karte, App oder Biometriedaten erfolgen.

Das Ergebnis sind deutlich weniger vergessene Ausdrucke, keine vertraulichen Dokumente mehr auf Druckern und deutlich weniger Support-Anfragen. Ihre Teams können flexibel an jedem Gerät im Netzwerk drucken – Sie sparen Hardware-Kosten und administrative Zeit.

Nein! Bei einem korrekt konfigurierten System geschieht genau das nicht. Beim Cloud-Printing bleiben Daten lokal im Unternehmensnetzwerk. Ausschließlich Metadaten und Steuerinformationen wie Zuordnungen werden cloudseitig verwaltet.

Für eine DSGVO-konforme Cloud-Printing-Umgebung sollten Sie folgende drei Punkte einhalten:

1. Vertragsgrundlage schaffen

Schaffen Sie eine Vertragsgrundlage, indem Sie mit Ihrem Cloud-Printing-Service-Provider einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen. Dieser muss technische Schutzmaßnahmen, ein klares Löschkonzept und gegebenenfalls Garantien für einen Transfer in Drittländer enthalten. So sichern Sie sich rechtlich ab.

2. Technische Schutzmaßnahmen aktivieren

Minimieren Sie übertragene Daten auf das Nötigste. Verschlüsseln Sie alle Übertragungen und die Speicherung. Nutzen Sie Follow-me-Printing (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht an einen bestimmten Drucker gebunden) mit starker User-Authentifizierung. Vergeben Sie Zugriffsrechte nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung. Protokollieren Sie alle Aktivitäten lückenlos.

3. Den richtigen Anbieter wählen

Setzen Sie auf EU-Anbieter mit nachweisbaren Sicherheitsstandards wie ISO 27001. Prüfen Sie bei erhöhtem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Das ist eine systematische Risikoanalyse, die Sie als verantwortlicher IT-Profi durchführen müssen, wenn eine geplante Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zur Folge hat. Aktualisieren Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis und informieren Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transparent über die Datenverarbeitung.

In besonders sensiblen Bereichen lässt sich die Datenübertragung auf das absolute Minimum reduzieren. Regelmäßige Audits und detaillierte Logs unterstützen Sie bei der Nachweisführung zur Compliance. So profitieren Sie von den Vorteilen moderner Cloud-Printing-Lösungen, ohne Ihre Datenschutzstandards zu kompromittieren.

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sofort loslegen, ohne dass sie lange in das Drucksystem eingewiesen werden müssen. Cloud-Printing ermöglicht ganz einfachen Self-Service.

Da die Software, z. B. per Microsoft Intune, bereits auf dem Endgerät installiert ist, muss sich der neue User lediglich einmalig per Single Sign-On mit seiner Unternehmens-E-Mail-Adresse anmelden. Schon sieht er in Word den für ihn nächstgelegenen Drucker – Standort- und Netzwerkerkennung sei Dank.

Das System zieht die Drucker-Berechtigungen direkt aus Ihrem bestehenden Verzeichnisdienst. Gehört jemand zur Buchhaltung? Dann erhält er automatisch Zugriff auf den Drucker im Buchhaltungsbereich. Wechselt eine Mitarbeiterin die Abteilung? Die Druckerzuweisungen passen sich automatisch an.

Das bedeutet: Schluss mit dem mühsamen Durchsuchen endloser Druckerlisten. Sie müssen diese Druckerlisten auch nicht mehr pflegen oder Berechtigungen doppelt verwalten. Was in Ihrem Active Directory steht, gilt auch für das Drucken. Das spart Zeit und verhindert Fehler.

Als IT-Verantwortlicher sparen Sie dadurch Zeit und Nerven. Vor allem in Unternehmen mit hoher Fluktuation oder vielen Standorten ist das eine spürbare Entlastung.

Mit Cloud-Printing können Sie und Ihre Teams mobil drucken – ohne komplizierte VPN-Tunnel oder unsichere Umwege. Das gewährleisten Authentifizierung und Verschlüsselung.

Fazit

Cloud-Printing verwandelt einen traditionell nervenaufreibenden IT-Bereich in eine moderne, userfreundliche Lösung. Ihre Kolleginnen und Kollegen drucken damit intuitiv, sicher und standortunabhängig, ohne dass Sie als IT-Verantwortlicher mit Treiberproblemen und Supportanfragen überlastet werden.

Die Technologie bleibt dabei DSGVO-konform, da nur Metadaten in die Cloud übertragen werden. Die eigentlichen Druckdaten verbleiben in Ihrem Netzwerk. So verbinden Sie Komfort mit Datenschutz.

Das Ergebnis? Weniger Tickets, mehr Produktivität und zufriedene User.

Ein erfahrener Managed Service Provider kann die komplette Implementierung und den laufenden Betrieb einer Cloud-Printing-Infrastruktur für Sie übernehmen. So können Sie die Technologie nutzen, ohne eigene Ressourcen für Setup, Wartung und Support aufwenden zu müssen – und können in der Zeit stattdessen lieber noch eine Tasse Kaffee genießen.