Ihre ganz persönliche KI: Copilot von Microsoft integrieren

Mehr Produktivität, optimaler Schutz: Microsoft Copilot 365 erfüllt strenge Sicherheitsrichtlinien.

Neben OpenAI mit ChatGPT, Google mit Gemini und vielen anderen bietet auch der Softwareriese aus Redmond eine eigene KI an: Copilot von Microsoft basiert auf der vierten Generation des Sprachmodells GPT-4 von OpenAI.

Damit verfügt die KI über einen Kenntnisstand bis einschließlich Oktober 2023, greift auf Wunsch aber auch auf das Web zu. Dafür nutzt Copilot die hauseigene Suchmaschine Bing. Copilot ist der Nachfolger der Sprachassistentin Cortana.

Sie möchten die KI ausprobieren? Kein Problem! Der Copilot von Microsoft wartet z. B. unter bing.com auf Ihren Prompt. Gleich neben der Suchzeile sehen Sie das Icon des KI-Chatbots. Schon können Sie sich mit Copilot unterhalten. Wie mit anderen Chatbots auch. So weit, so bekannt. Copilot von Microsoft kann aber noch mehr – Stichwort: Kontextintegration.

Integriert in Windows ist Copilot noch hilfreicher

Von Mathematik über Texte bis zur Programmierung: Als Chatbot ist Copilot einer von vielen und arbeitet mit genau den Inhalten, die Sie der Bing-KI über die Chatmaske geben, also den Prompts. Es wird aber erst dann wirklich interessant, wenn Sie Copilot in Ihren Arbeitskontext integrieren.

Wie das funktioniert, können Sie bereits mit einer herkömmlichen Business-Lizenz in Microsoft Edge ausprobieren. Oben rechts im Browser befindet sich das Copilot-Icon. Ein Klick darauf öffnet eine Spalte mit dem Chat. Hier können Sie den Bot beispielsweise bitten, die geöffnete Website zusammenzufassen.

Microsoft ermöglicht es Ihnen zudem, Copilot direkt in Word, Outlook, PowerPoint, Excel und Co. einzubinden. Anstatt permanent im Browser mit Prompts zu jonglieren, ist die KI mit Microsoft 365 Copilot direkt in die Microsoft-Programme integriert.

Wenn Sie diesen Komfort genießen möchten, müssen Sie Microsoft 365 Copilot als Add-on zu Ihrer bestehenden Business-Lizenz erwerben. Damit erhöhen sich die Kosten insgesamt auf rund 30 Euro pro Monat und User.

Anwendungsbeispiele für die Arbeit mit Microsoft 365 Copilot

KI in Word: Texte schneller erstellen

Copilot bewahrt Sie vor langanhaltenden Schreibblockaden. Von der leeren Seite bis zu ersten Ideen, Textbausteinen und schließlich einem fertigen Dokument – Microsoft 365 Copilot verhilft Ihnen in kürzerer Zeit zu einem ersten Ergebnis.

Besonders nützlich ist die Funktion Verweisen auf eine Datei, mit der Sie bis zu drei Dokumente als Informationsgrundlage verwenden können. Dies beschleunigt die Erstellung von Berichten oder Zusammenfassungen deutlich.

Copilot von Microsoft in Excel: Daten analysieren und visualisieren

Microsoft 365 Copilot in Excel erleichtert die Arbeit mit großen und komplexen Tabellen. Der Assistent erkennt Muster in Ihren Daten und schlägt passende Excel-Formeln vor, identifiziert selbstständig Trends, Ausreißer und Korrelationen in großen Datensätzen und erstellt passende Diagramme.

Für die Implementierung ist es wichtig, Excel-Daten als dynamische Tabellen zu formatieren (STRG + T in Excel) und in OneDrive zu speichern.

Copilot-KI in Outlook: E-Mails zusammenfassen und schreiben

Microsoft 365 Copilot hilft in Outlook dabei, den Überblick über den Posteingang zu behalten. Eine Kernfunktion ist die automatische Zusammenfassung langer E-Mails und Threads. In seiner Inhaltsangabe platziert Copilot nummerierte Zitate direkt zur Originalquelle.

Außerdem unterstützt der Assistent Sie beim Verfassen von Nachrichten, indem er passende Antworten generiert. Die Tonalität passen Sie je nach Empfänger individuell an. Sie starten die KI in Outlook über das Icon im Menüband ganz oben rechts. Hier hilft die KI Ihnen z. B. bei Formulierungen für Filterregeln.

Copilot in PowerPoint: Präsentationen automatisch generieren

Mit Microsoft 365 Copilot können Sie in PowerPoint auf Basis einfacher Anweisungen oder bestehender Dokumente vollständige Präsentationen erstellen. Copilot erkennt Themen, Abschnitte und Schlüsselbegriffe und erstellt daraus eine logische Folienstruktur.

Zugegeben: Die Ergebnisse sind gestalterisch verbesserungswürdig, stellen aber eine gute Basis dar. Die KI erkennt den gewünschten Inhalt und erzeugt passende Folien. Vor der Generierung können Sie Themen im Prompt hinzufügen, um das Endergebnis zu optimieren.

M365 Copilot in Teams und OneDrive: Zusammenarbeit verbessern

Microsoft Teams ermöglicht KI-basierte Kommunikation und Zusammenarbeit. Der Assistent kann Meetings oder Chatverläufe zusammenfassen und wichtige Diskussionspunkte organisieren. Dabei erkennt er Handlungsaufforderungen und listet sie als Aufgabe auf.

Inhalte verschiedener Sprachen erkennt die KI ebenfalls. In OneDrive gibt er schnelle Einblicke in Inhalte, ohne dass Dateien geöffnet werden müssen. Bis zu fünf Dokumente kann Copilot gleichzeitig analysieren, vergleichen oder zusammenfassen. Und: Auch die Dokumentensuche wird mit Copilot ganz einfach, da er die Übersicht über Ihre Daten in OneDrive und SharePoint behält.

Anstatt also für jeden Job in den Chat des Copiloten von Microsoft zu wechseln, können Sie mit der Integration direkt im Programm mit der KI zu Werke gehen. Doch damit nicht genug. Sie können mit dem Microsoft 365 Copilot zusammenarbeiten, als wäre er ein echtes Teammitglied.

Mit Agents wird der Copilot von Microsoft zu Ihrem persönlichen Assistenten

Copilot Agents sind digitale Assistenten, die Sie selbst erstellen können, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, wie etwa das Beantworten von Fragen oder das Verarbeiten von Anfragen. Die Agents der Copilot-KI sind mit den GPTs von ChatGPT vergleichbar.
Sie zapfen zudem Ihre Datenquellen an und führen Aktionen aus, ohne dass Sie jeden Schritt manuell anstoßen müssen. So wird aus einem einfachen Chatbot ein intelligenter Helfer, der Sie im Arbeitsalltag entlasten kann. Für einfache interne Aufgaben genügen die Agents, die Sie mit einer herkömmlichen Business-Lizenz anlegen können. Für externe Kanäle wie Ihre Website und komplexe Anforderungen sowie APIs konfigurieren Sie Agents im Copilot Studio. Die Agents erstellen Sie sich ganz gezielt auf Ihre spezielle Anforderung. Je präziser der Agent formuliert ist, desto besser hilft er Ihnen. Zu diesem Thema lesen Sie demnächst hier einen eigenen Beitrag.

Zwei Beispiele für Agents

Ihr individueller Messe-Guide

Wenn sie entsprechend konfiguriert und mit einem Agenten versehen ist, kann die Copilot-KI beispielsweise Messegäste bei der Navigation und Informationsbeschaffung während einer Fachausstellung unterstützen.

Dazu wird der Copilot-Chat mit Zugriff auf die zuvor definierten Ressourcen (z. B. Ausstellerinformationen, Produktpaletten, Messestände u. v. m.) auf einem Tablet im Foyer des Messegeländes bereitgestellt.

Hier können User mit Copilot chatten. Dank des datenschutzkonformen Zugriffs auf die Dateien im SharePoint des Messebetreibers bietet Copilot Echtzeit-Navigation und hilft den Gästen so, den Weg zu bestimmten Ständen, Vortragsräumen oder anderen wichtigen Orten auf der Messe zu finden.

Wie ein persönlicher Assistent hat er die Gesamtübersicht über alle ausstellenden Unternehmen. Klassische Wayfinder werden um interaktive, KI-Info-Features erweitert.

Der Agent für Ihre Urlaubsanfrage

Ein weiteres Beispiel für einen einfachen Bot ist der Urlaubsanfrage-Agent in Microsoft Teams. Wenn Ihr Unternehmen einen solchen Agent erstellt und in Microsoft Teams eingebunden hat, kann er die Urlaubsabstimmung für Sie übernehmen.

Fragen Sie ihn direkt per Chat in Teams: „Ich möchte vom 15. bis 22. Juli Urlaub nehmen. Geht das?”

Der Agent prüft dann automatisch, ob der Zeitraum frei ist (z. B. im Outlook-Kalender) und ob eine Vertretung eingetragen ist (etwa in der Kalenderfreigabe mit Stellvertretung). Anschließend erstellt der Bot eine Abwesenheitsnotiz.

Als Antwort könnte er im Teams-Chat ausgeben:

„Ihr Urlaub wurde eingetragen und Ihre Führungskraft zur Abstimmung informiert.“

Wenn Microsoft 365 Copilot einmal umfangreich eingebunden ist, hat er weitreichende Möglichkeiten, Ihre ganz individuelle Unternehmens-KI zu werden.

Und keine Sorge: Alles läuft innerhalb Ihrer Microsoft-365-Umgebung mit denselben Sicherheitsstandards, die Sie für Ihre Organisation festgelegt haben.

Thema Datenschutz: Klare Sicht beim Flug mit Copilot

Alle Daten werden durch dieselben Vertragsbedingungen und Verpflichtungen geschützt, denen Microsoft-Kunden für ihren Tenant bereits zugestimmt haben. Ob der Schutz aktiv ist, erkennen Sie am kleinen grünen Schild im Chat mit Copilot.

Bedeutet im Einzelnen: Microsoft verspricht, Daten durch Verschlüsselung zu schützen. Dazu verwendet das Unternehmen Technologien wie BitLocker, DM-Crypt, Azure Storage Service Encryption und Distributed Key Manager (DKM) für ruhende Daten. Für Daten während der Übertragung kommen Protokolle wie IPsec und TLS zum Einsatz.

Microsoft gibt an, dass die Daten, auf die Copilot Zugriff erhält, nicht für das Language-Learning-Modell verwendet werden. Sie unterliegen den Datenschutzverpflichtungen sowie der DSGVO, der EU-Datengrenze, der ISO/IEC 27018 und dem Datenschutz-Nachtrag von Microsoft.

Das bedeutet auch, dass Copilot Ihr Identitätsmodell und Ihre Berechtigungen berücksichtigt. Die Integration basiert auf Ihren Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien. Das ist ein großer Vorteil beim Einsatz des Copilot: Andere KI-Anbieter positionieren sich nicht so deutlich.

Zudem unterstützt Microsoft 365 Copilot die Überwachung von Interaktionen und folgt Ihren administrativen Einstellungen. Es gibt keine privilegierten Einsichten über die Benutzerberechtigungen hinaus. Heißt: Alles verbleibt in Ihrem Microsoft-365-Tenant.

Persönliche Daten in OneDrive, Teamwebsites, Dokumente in SharePoint, E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte in Exchange oder Chatverläufe in Teams: Microsoft 365 Copilot zeigt nur Inhalte an, auf die ein User mindestens Anzeigeberechtigung hat.

Wenn Sie eine Datei mit jemandem teilen, sie aber mit einer Vertraulichkeitsbezeichnung und Verschlüsselung versehen, wird Copilot der Zugriff technisch verweigert. Diese Bezeichnungen legen Sie in Microsoft Purview fest. Das ist eine Sammlung von Lösungen zur Verwaltung, Sicherung und Governance von Daten – unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Inhalte absichern möchten, die zwar geteilt, aber nicht durch KI verarbeitet werden sollen, beispielsweise Kundendaten. Eine Anleitung zur restriktiven Einrichtung finden Sie unter diesem Link.

Auch von außen schützt Microsoft Ihre Unternehmensdaten vor Risiken wie schädlichen Inhalten. Im Hinblick auf das Urheberrecht von Inhalten bietet Microsoft die Erkennung geschützter Materialien, sodass durch die Copilot-Integration keine automatisierten Compliance-Probleme entstehen.

Copilot M 365 vs. Copilot Chat: Die Unterschiede auf einen Blick

Microsoft 365 Copilot:

Integration: Microsoft 365 Copilot ist tief in die Microsoft-365-Apps wie Outlook, Teams, Word, Excel und mehr integriert.
Datenquellen: Es nutzt sowohl webbasierte Daten als auch arbeitsbezogene Daten wie E-Mails, Besprechungen, Chats und Dokumente.
Lizenzierung: Erfordert eine spezifische Lizenz, wie Microsoft 365 E3, E5, A3, A5 oder Business Standard & Premium.
Funktionen: Bietet zusätzliche Funktionen wie das Erstellen von Agenten und erweiterte Management-Features wie SharePoint Advanced Management und das Copilot Dashboard.

Microsoft 365 Copilot Chat:

Integration: Copilot Chat ist hauptsächlich webbasiert und kann über m365copilot.com oder die Microsoft-365-Copilot-App auf Windows- oder Mobilgeräten genutzt werden.
Datenquellen: Es generiert Antworten basierend auf Webinhalten und hat keinen Zugriff auf arbeitsbezogene Daten.
Lizenzierung: Ist in Microsoft 365 Business-Abonnements enthalten und erfordert keine separate Lizenz.
Funktionen: Bietet grundlegende Chat-Funktionen zur Beantwortung von Fragen. Feste Auswahl an Agents.

Was ist ein Copilot+ PC?

Copilot+ PCs sind eine neue Generation von Windows-11-Computern, die speziell für die Anwendung von künstlicher Intelligenz (KI) konzipiert wurden. Sie wurden im Mai 2024 erstmals vorgestellt. Sie verfügen über eine sogenannte NPU (Neural Processing Unit), die speziell für KI-Aufgaben entwickelt wurde. Dadurch können viele KI-Funktionen lokal auf dem Gerät ausgeführt werden – ohne ständige Cloud-Verbindung. Wenn Sie einen Copilot+ PC kaufen, sind viele der neuen KI-Funktionen bereits installiert und kostenlos ohne zusätzliche Lizenz nutzbar, nicht jedoch Microsoft 365 Copilot.

Copilot-FAQ

Sechs Fragen, sechs Antworten: Die wichtigsten Fragen rund um Copilot von Microsoft:

Was ist Copilot?

Copilot ist Microsofts KI und der Nachfolger des Sprachassistenten Cortana. Der Chatbot ist über bing.com aufrufbar. Das Add-on für eine kostenpflichtige Microsoft-Business-Lizenz heißt Microsoft 365 Copilot. Es handelt sich um ein KI-gestütztes Tool, das in verschiedene Microsoft-365-Anwendungen integriert ist. Es hilft Ihnen, Aufgaben effizienter zu erledigen, indem es Vorschläge unterbreitet und Prozesse automatisiert.

Wie konvertiere ich Word mithilfe von KI in PowerPoint?

Laden Sie die Word-Datei bei Copilot hoch (m365.cloud.microsoft). Dafür benötigen Sie mindestens Microsoft 365 Business Basic. Formulieren Sie eine entsprechende Anweisung für Copilot, und er erstellt Ihnen eine einfache PowerPoint-Datei mit Ihrem Text. Diese können Sie mit dem PowerPoint-Designer grundlegend gestalten. Wenn Sie aus einer Word-Datei eine ansehnliche PowerPoint-Präsentation erstellen möchten, benötigen Sie Microsoft 365 Copilot als Add-on zu Ihrer Business-Lizenz. Klicken Sie in PowerPoint auf das Copilot-Icon und wählen Sie Erstellen einer Präsentation aus Datei. Im Anschluss können Sie Copilot auffordern, z. B. Bilder zu generieren.

Ist Microsoft Copilot gratis?

Ja, zumindest die einfache Variante unter bing.com bzw. copilot.microsoft.com. Diese Version bietet grundlegende Chat-Funktionen zur Beantwortung von Fragen, kann aber weder Bilder generieren noch auf Grundlage Ihrer Daten Antworten erstellen. Wenn Sie einen kostenlosen Microsoft-Account haben, erweitert sich der Funktionsumfang etwas. Die umfassende Integration in die Windows-Software erfordert hingegen eine Business-Lizenz mit Copilot als Add-on. Für Privatnutzer ist Copilot nur mit einem Microsoft 365 Personal, Family oder Copilot Pro-Abo verfügbar – allerdings mit eingeschränkter Funktionalität.

Wie bekomme ich Microsofts Copilot?

Der Copilot steht als Webversion unter m365.cloud.microsoft.com bereit. Die Integration in Anwendungen wie Word, PowerPoint und andere erfolgt automatisch, sobald Sie Ihr Microsoft-Konto mit einer Business-Lizenz und dem ebenfalls kostenpflichtigen Add-on Copilot erweitern. Dann erscheint das Copilot-Icon im Menüband des jeweiligen Programms.

Wie aktiviere ich Copilot in PowerPoint?

Die Aktivierung erfolgt automatisch, sobald Ihr Microsoft-Konto über eine geeignete Business-Lizenz sowie das kostenpflichtige Copilot-Add-on verfügt. In diesem Fall erscheint das Copilot-Symbol im Menüband von PowerPoint.

Kann Copilot PDF vergleichen?

Ja, die Copilot-KI kann PDF-Dateien miteinander vergleichen. Dabei erkennt der Bot Unterschiede im Textinhalt, in der Struktur sowie bei Formatierungen. Besonders hilfreich ist das beim Überprüfen von Versionen oder bei der Qualitätssicherung von Dokumenten. Nach dem Hochladen der Dateien über den Prompt liefert Copilot eine übersichtliche Analyse der Abweichungen. Die Dateien legt Copilot in Ihrem OneDrive-Speicher im Ordner Microsoft Copilot-Chatdateien ab. Übrigens: Auch Screenshots (z. B. im PNG-Format) kann Copilot vergleichen.

Toni Delčev

IT-Berater
BUCS IT

Mein Fazit

Microsofts Copilot integriert sich nahtlos in Microsoft-365-Apps. Damit bietet die KI umfassende Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben wie Textverarbeitung und Datenanalyse. Besonders hervorheben möchte ich den Datenschutz: Alle Daten bleiben innerhalb des jeweiligen Tenants und sind durch strenge Sicherheitsrichtlinien und Verschlüsselung geschützt! Für mich persönlich ist dies ein entscheidender Vorteil gegenüber anderen KI-Chatbots, da es Vertrauen und Sicherheit im Umgang mit sensiblen Informationen gewährleistet.

03/07/2025