Mit Change-Kommunikation IT-Modernisierung vermitteln

Es ist Montagmorgen, 6:17 Uhr. Feinwerkmechanikermeister Gregor steht vor einer Pinnwand voller handgeschriebener Auftragskarten. In der einen Hand hält er seine Kaffeetasse, mit der anderen sortiert er die Zettel nach Dringlichkeit. Hinter ihm surren die CNC-Maschinen.

Eine Kollegin kommt mit einer Eilbestellung: „Muss heute noch raus!“ Gregor seufzt, schiebt die Notizen noch einmal auseinander und quetscht den neuen Auftrag dazwischen.

Ein paar hundert Meter weiter vorne auf dem Gelände. Im Verwaltungsbüro klingelt das Telefon. Wieder ein genervter Kunde: „Wann ist denn mein Auftrag fertig?", bellt er ungeduldig in den Hörer. Der Sachbearbeiter, er hatte noch keinen Kaffee, bootet den Windows-8-PC, öffnet drei verschiedene Excel-Tabellen, ruft etwas durch den Raum und antwortet schließlich: „Ich rufe Sie zurück, sobald ich mehr weiß.“

Zettelwirtschaft an den Maschinen, Excel-Listen für die Planung oder die Durchlaufmappe für Materialbestellungen. Die Verantwortlichen in Gregors Betrieb wissen es eigentlich schon längst: So geht es nicht weiter!

Für kürzere Lieferzeiten, bessere Qualität und zukunftsfähige Workflows muss eine grundlegende industrielle Digitalisierung her. Wäre nur der Großteil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter technikaffin.

Und die vorhandene IT hält eher auf, als dass sie hilft. Alle verzetteln sich in Post-its und Excel-Dateien. Wenn mal jemand krank wird, droht Stillstand, weil Informationen veraltet sind oder gar nicht erst ausgetauscht werden. Und zu allem Überfluss ist auch noch das Budget knapp.

Gute Change-Kommunikation weiß: Es ist keine Nullbockeinstellung

All diese Punkte erfordern Lösungen, die auf einer modernisierten IT aufsetzen müssen. Ohne eine funktionierende IT ist ein Unternehmen nicht arbeitsfähig. Die Maßnahmen zur Digitalisierung treffen allerdings oft auf Skepsis in der Belegschaft.

Dahinter verbirgt sich in der Regel kein Unwille, sondern Verunsicherung. In Industriebetrieben haben die meisten Mitarbeiter eher jahrelange Erfahrung mit Metall – und nicht mit Microsoft.

Neue Hardware, andere Software: Das bedeutet oft eine Umstellung in Arbeitsalltag und Routinen. Oft wird das mit Abwehrhaltung quittiert. „Ich bin hier für die Maschinen zuständig und nicht für die Computer“. Diese und ähnliche Kommentare sind für Sie als Verantwortliche das Signal: Veränderung kann Ängste schüren.

Verlust von Kontrolle („bei den Zetteln sehe ich sofort, was Sache ist“), Abhängigkeit von Technik, Entfremdung von der alt-eingefahrenen Arbeitsweise. Diese Ängste müssen Sie ernst nehmen und ihnen begegnen. Schließlich müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der neuen Technik zurechtkommen. Wenn sie mit den neuen Medien nicht umgehen können, entsteht Rebellion. Und die wird auf lange Sicht richtig teuer, denn Konflikte, Beschwerden oder notwendige Nachschulungen binden Ressourcen und im schlimmsten Falle war die teure Technik eine Fehlinvestition. Das vermeiden Sie mit guter Change-Kommunikation.

Managed Service Provider können hier genau der richtige Wegbegleiter sein. Sie kennen sich mit IT bestens aus und kennen die Vorbehalte und Sorgen, die mit einem Wandel einhergehen. Daher haben sie auch die Lösungen an der Hand, um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Umstellung zu begleiten.

Warum ist Kommunikation im Change so wichtig?

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Vermittlung des bevorstehenden Wandels liegt in der Dosierung. Statt das Großprojekt einfach so vom Stapel zu lassen, ist es sinnvoller, zunächst ein paar Fragen zu beantworten.

Wo steht das Unternehmen gerade? Wie ist die technische Ausgangslage? Wie technikaffin sind die Personen, die unmittelbar betroffen sind? Wo verlieren Sie heute Zeit, Geld und Nerven durch manuelle Prozesse? Welche Verbesserungen bringen den schnellsten Nutzen, der auch direkt spürbar ist? Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Sie unmittelbar einbinden? Diese Personen sollten Sie zu Meinungsführern machen und von Anfang an einbeziehen.

Am Beispiel der bunten Post-it-Sammlung von Feinwerkmechanikermeister Gregor sollte eine zeitgemäße und digitale Auftragsübersicht implementiert werden. Welche ersten konkreten Schritte bei Ihnen womöglich anstehen, erfahren Sie, wenn Sie sich im Vorfeld diese oder womögliche weitere Fragen beantworten.

Nach der Modernisierung der IT ist die Einführung eines effizienten Systems ein weiterer sehr großer Schritt. Wenn dies das Ziel ist, muss unser Werksleiter mit kleinen Schritten weitermachen: Das Gespräch mit zwei oder drei erfahrenen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern aus der Fertigung ist an der Stelle der nächste Schritt. Er holt sie ins Projektteam und macht sie zu gleichberechtigten Entscheidern.

Der große Vorteil an diesem Vorgehen: Der Wandel beginnt aus der Mitte heraus. Die anfänglichen Skeptiker können so zu den größten Befürwortern werden – weil sie mitgestalten durften. Dank ihres Mitwirkens wird das neue Auftragssystem ihre Arbeit erleichtern und nicht neue Probleme schaffen.

Ist Veränderungsmanagement ein Erfolgsgarant für IT-Modernisierung?

Wird die IT-Landschaft im Betrieb modernisiert, geht es für gewöhnlich um 20 Prozent Technik und um 80 Prozent Psychologie. Es ändert sich nicht nur der Computer vor den Mitarbeitenden, sondern auch die etablierte Denk- und Arbeitsweise.

IT-Modernisierung funktioniert nur, wenn sie von den Menschen getragen wird, die täglich damit arbeiten müssen. Persönliche Motivation schlägt im Change-Prozess alles.

Auf Augenhöhe, partnerschaftlich und in genau dem richtigen Tempo. Planen Sie Change-Kommunikation mit ein. Geben Sie sich und Ihrem Team die nötige Zeit. Ein Wandel fällt nicht vom Himmel, sondern es ist ein stetiger Prozess. Betrachten Sie ihn nicht als Kostenfaktor, sondern als Investition in den Erfolg Ihres Projektes.