Managed Services versus klassisches IT-Outsourcing

IT-Outsourcing und Managed Services werden oft synonym verwendet – stehen jedoch für grundsätzlich unterschiedliche Ansätze, die ihre Vor- und Nachteile haben.

IT-Outsourcing: Ein alter Hut?

Was versteht man unter IT-Outsourcing? Der Begriff setzt sich aus den englischen Wörtern „out“ und „source“ zusammen. Bedeutet: Unternehmen beziehen Aufgaben oder Ressourcen von externen Quellen. Neu ist das nicht. Der Begriff wurde bereits in den 1980er-Jahren populär, und die Idee dahinter ist sogar noch älter.

Ross Perot war ein amerikanischer Unternehmer, der zunächst als Vertriebler Karriere bei IBM machte. Dort schlug er 1962 vor, überschüssige Rechnerkapazitäten der Kunden aus Effizienzgründen weiterzuvermieten. Sein Arbeitgeber sah darin jedoch ein Konkurrenzprodukt, und so nahm Ross Perot die Sache selbst in die Hand. Er gründete die Electronic Data Systems Corporation (EDS) und war damit auch gleichzeitig der Wegbereiter des Outsourcings.

1984 übernahm General Motors das Unternehmen und schloss die bis dahin wohl umfangreichsten Service Level Agreements für seine IT-Infrastruktur ab. Die vereinbarten IT-Services umfassten den Betrieb von Rechenzentren, die Entwicklung von Softwareanwendungen und den Support für die Endbenutzer. GM versprach sich davon Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und den Zugriff auf das spezialisierte Know-how von EDS – seither sind das die typischen Anwendungsfälle für IT-Outsourcing.

IT-Outsourcing umfasst verschiedene Aspekte

Torsten Gründer, Outsourcing-Experte und Hochschuldozent, fasst in seinem Fachbuch „IT-Outsourcing in der Praxis“ (Erich Schmidt Verlag) die bedeutendsten Spielarten der Auslagerung wie folgt zusammen:

• Outtasking (Auslagerung einzelner Aufgaben, wie z. B. die Datensicherung)
• Process-Outsourcing (die Auslagerung von Prozessen, wie z. B. den Prozess der Kundenverwaltung)
• Application Service Providing (Auslagerung bzw. Inanspruchnahme externer Leistungen wie z. B. das Mieten von Web-Serviceleistungen)
• Funktions-Outsourcing (z. B. die Auslagerung ganzer Funktionsbereiche wie das Betreiben des Rechenzentrums)
  Weiterhin hält er fest, dass die „Senkung der Kosten nach wie vor das Topthema in Unternehmen ist. Ausgaben sollen im Idealfall mit sofortiger Wirkung reduziert werden.“

Damit bringt er die Hauptmotivation auf den Punkt: Kosteneinsparungen stehen bei der Auslagerung der Unternehmens-IT im Vordergrund. Im Grunde läuft Outsourcing so ab, dass die gesamte interne IT-Abteilung nach außen abgegeben wird. Alle ihre bisherigen Aufgaben übernimmt dann ein externer Dienstleister. Beim Full-Outsourcing haben kleine und mittlere Unternehmen gar keine eigene IT-Abteilung. Dies mag in Einzelfällen sinnvoll sein – in der Regel führt eine vollständige Abgabe der IT zu einem Kontrollverlust. Compliance darf dabei nie unterschätzt werden.

Die „Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes durch Unternehmen“, wie die Wikipedia den Begriff definiert, minimiert das Risiko eines Unternehmens. Zudem fördert Compliance die Sicherheit – je ordnungsgemäß ein Unternehmen ist, desto langlebiger wird es in der Regel sein. Was bedeutet das für die IT? Compliance meint hier die Wahrung von Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes und der IT-Sicherheit. Wenn allerdings die gesamte IT-Infrastruktur ausgelagert wurde, ist die Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit sowie der Gewährleistung von Datenschutz und IT-Sicherheit kniffelig bis unmöglich. Besonders problematisch kann es werden, wenn der IT-Dienstleister im Ausland sitzt.

IT-Outsourcing: Wohin geht die Reise?

Möchten Unternehmen ihre IT in externe Hände legen, haben sie grundsätzlich drei Optionen. Beim Outsourcing unterschiedet man zwischen dem Onshore-Outsourcing (also dem Auslagern innerhalb der heimischen Landesgrenzen), dem Nearshore-Outsourcing (was das Auslagern an Spezialisten in Nachbarländern meint) und dem Offshore-Outsourcing. Letzteres ist die Regel, da die Aufgaben weltweit in die Länder ausgelagert werden können, die das größte Einsparpotenzial bieten.

Spitzenreiter ist hier Indien, das im IT-Outsourcing-Markt bis 2029 eine jährliche Wachstumsrate von 13,08 Prozent erwarten darf. Aber warum gerade Indien? Das Land verfügt über einen großen Talentpool, eine gute IT-Infrastruktur. Ein weiterer, rein praktischer Grund: Indien ist das zweitgrößte Land der Erde und Englisch ist Amtssprache. Diese Faktoren überzeugen: Voraussichtlich freut sich der Staat in diesem Jahr über einen Umsatz von etwa 11,59 Milliarden Euro – allein durch IT-Outsourcing. Die meisten Auftraggeber indischer IT-Strategien kommen aus den USA, Großbritannien, Japan und Deutschland.

Es geht auch partnerschaftlich direkt vor Ort: Managed Services in der IT

Managed Services basieren auf einer gemeinsamen Zusammenarbeit beim auftraggebenden Unternehmen. Es sind wiederkehrende Leistungen. Dadurch gewährleisten Managed Service Provider den reibungslosen und sicheren Betrieb der IT-Systeme. Dazu gehören Überwachung (auch bis zu 24/7), Fehlerbehebung, Updates und Sicherheitsmaßnahmen. Im Gegensatz zu herkömmlichem IT-Outsourcing sind Managed Service Provider präventiv ausgerichtet. Sie arbeiten proaktiv. Der MSP erkennt und behebt mögliche Probleme, bevor sie den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon, da sie die IT-Abteilungen nicht outsourcen und damit ersetzen, sondern gezielt entlasten: Die Möglichkeit für KMU, sich auf ihre Kernkompetenzen und Unternehmensziele zu konzentrieren, ist ein wesentlicher Vorteil bei der Wahl von Managed Services. Indem sie die Betriebsverantwortung für ihre IT-Infrastruktur und -Services an einen Managed Service Provider übertragen, gewinnen sie Zeit und Ressourcen, die sie in die wertschöpfenden Bereiche ihres Unternehmens investieren können. Der MSP stellt die Basis-IT zur Verfügung und kümmert sich um sie. Statt von Büro zu Büro zu laufen, um Probleme zu lösen, übernehmen IT-Mitarbeiter wieder wertschöpfende Tätigkeiten.

Managed Services sind wie ein Baukasten: Obwohl eine umfassende Beratung am sinnvollsten ist, können Sie auch einzelne Bereiche auswählen, wie z. B.:

• Managed Workplaces: Der Managed Service Provider stattet Sie und Ihr Team mit Rechnern aus. Zudem kümmert er sich um die Installation und Wartung der notwendigen Betriebssysteme und Software, zum Beispiel aus der Microsoft-Office-Welt.
• Infrastructure as a Service (IaaS): Der Provider stellt Ihnen die IT-Infrastruktur zur Verfügung, wie Server oder Speicherplatz.
• Backup as a Service (BaaS): Der Anbieter kümmert sich um die Sicherung Ihrer Daten, damit Sie sie im Notfall wiederherstellen können.
• Monitoring as a Service (MaaS): Die IT-Profis überwachen Ihre Systeme, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Noch einmal auf einen Blick: IT-Outsourcing vs. Managed Services

Was sind die Ziele von IT-Outsourcing?

Kurz: Spezifische Aufgaben oder die gesamte IT extern erledigen lassen. Hardware und unter Umständen auch Arbeitskräfte werden aus dem Unternehmen hin zum Dienstleister verlagert. Das spart Kosten, ermöglicht hohe Expertise – führt jedoch oft zu einem Kontrollverlust. Dafür trägt der Dienstleister auch die volle Verantwortung für die ihm anvertrauten IT-Bereiche. Durch die fixierte Dienstleistung sind die Leistungsumfänge relativ starr.

Was sind die Ziele von Managed Services?

Die bestehende IT-Abteilung entlasten und unterstützen, ohne die IT-Infrastruktur aufzugeben. Die Assets und Prozesse verbleiben im Unternehmen. Managed Services beinhalten die kontinuierliche Überwachung, Wartung und Verwaltung der Basis-IT, Anwendungen oder Geschäftsprozessen eines Kunden. Der Managed Service Provider übernimmt die Betriebsverantwortung – die Kontrolle verleibt beim auftraggebenden Unternehmen. Die Services sind skalierbar und wachsen mit dem Unternehmen mit. Eine ausführliche Erklärung darüber, was Managed Services in der IT sind, lesen Sie hier.

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