Microsoft tauscht den Outlook-Desktop-Client nach und nach gegen eine neue Version aus. Diese basiert auf Web-Technologie. Sie sehen gleich aus, aber die Technik ist ganz anders.
Der Wechsel auf das neue Microsoft Outlook bietet Ihnen die Chance, Ihre E-Mail-Umgebung zukunftsfähig aufzustellen.
Damit Sie diese Gelegenheit ergreifen können, sollten Sie drei Punkte frühzeitig prüfen: Datenschutzanforderungen, mögliche Funktionsunterschiede und die Kompatibilität Ihrer Add-ins.
Wenn Sie das diese Fragen frühzeitig beantworten, ist der Wechsel kein Problem.
Microsoft will es so: Das klassische Outlook, das viele seit langer Zeit kennen und nutzen, hat keine Zukunft. Das „neue Outlook“ ist sein Nachfolger – und wird die Legacy-Version mittelfristig ersetzen.
Anwenderinnen und Anwender können bereits heute in Windows zwischen beiden Varianten wechseln. Wie lange es das alte Outlook noch geben wird? Microsoft kündigt in einem offiziellen Fahrplan an, dass der Support für das klassische Outlook für macOS im Oktober 2026 endet. Für die Windows-Version begann im April 2026 die Opt-out-Phase: Seit diesem Zeitpunkt ist das neue Outlook die Standardeinstellung.
User können jedoch bei Bedarf weiterhin zum klassischen Outlook wechseln. Hinter der neuen Oberfläche steckt ein komplett anderes technisches Gerüst.
Was das für Datensicherheit, Compliance und den laufenden Betrieb bedeutet, müssen Sie frühzeitig einschätzen. Gehen wir ins Detail.
Das klassische Outlook hingegen ist eine vollwertige Win32-Anwendung. Lokal installiert, lokal verarbeitet. Das neue Outlook hingegen ist im Kern eine Web-App, also ein „Programm, das auf Techniken des World Wide Webs basiert und über einen Webbrowser ausgeführt wird“. Microsoft hat den Browser-basierten Outlook-Client aus Microsoft 365 in ein Desktop-Fenster gepackt.
Das hat Auswirkungen:
Datenverarbeitung (der Vorgang, bei dem eine Software Rohdaten wie Zahlen, Texte oder Messwerte entgegennimmt, nach definierten Regeln verarbeitet und als verwertbares Ergebnis ausgibt) …
… laufen beim neuen Outlook anders.
Wer also bisher auf lokale Datenspeicherung oder PST-Dateien gesetzt hat, steht vor einem Umbruch.
Beim neuen Outlook landen nämlich alle Daten in der Microsoft-Cloud – lokale PST-Dateien sind nicht mehr vorgesehen.
E-Mails, Kalender und Kontakte werden also nicht mehr lokal gecacht, sondern über Exchange Online oder den jeweiligen Cloud-Dienst synchronisiert.
Wenn Sie noch keinen Exchange-Online-Plan haben, sollten Sie diesen zuerst etablieren. Für den Wechsel gilt an dieser Stelle zunächst:
PST-Inhalte vorab in Exchange Online importieren (Microsoft bietet dafür ein eigenes Import-Tool). Alternativ können Sie die PST-Datei auch zunächst in einer Archivlösung „parken“.
Lokale Archivierungsregeln durch Cloud-Archivierung in Exchange ersetzen (siehe dazu das Microsoft 365 Admin Center unter Compliance/Datenlebenszyklusverwaltung/Aufbewahrungsrichtlinien.
Ihre Kolleginnen und Kollegen frühzeitig informieren.
Der Wechsel zum neuen Outlook ist kein Update um des Updates willen: Microsoft verabschiedet sich bewusst von veralteten Technologien wie COM-Add-ins, um die Plattform auf ein modernes Fundament zu stellen. Die neue Version holt funktional auf, ist aber noch nicht gleichwertig. Fehlende oder eingeschränkte Funktionen betreffen unter anderem:
Offline-Funktionalität: eingeschränkt im Vergleich zur Legacy-Version
COM-Add-ins: Klassische Add-ins laufen im neuen Outlook nicht. Nur Web-Add-ins (Office-Add-ins auf Basis von JavaScript) sind kompatibel. Fragen Sie im Zweifel Ihren Software-Anbieter.
Erweiterte Regelsets und Makros: Viele Power-User-Funktionen fehlen noch.
Gerade im Mittelstand sind branchenspezifische Add-ins oft tief in Prozesse eingebaut. Eine Inkompatibilität stoppt Workflows – und das merken Ihre Kolleginnen und Kollegen sofort.
Hier wird es nun ernst. Wenn User im neuen Outlook ein IMAP-Konto einrichten, beispielsweise ein externes Postfach oder ein Nicht-Exchange-Konto, überträgt Microsoft die Zugangsdaten in die eigene Cloud.
Die E-Mails werden über Microsoft-Server synchronisiert und nicht direkt vom Mail-Server zum Client übertragen. Das ist kein Bug, sondern ein Feature.
Für Unternehmen, die vollständig auf Exchange Online setzen, ist das kein Thema, da sie von dieser Architektur nicht betroffen sind.
In modernen Microsoft-365-Umgebungen spielt IMAP ohnehin kaum noch eine Rolle. Wer jedoch noch externe Postfächer oder hybride Setups betreibt, sollte genau prüfen, ob dies mit den eigenen Datenschutzanforderungen vereinbar ist.
Schritt 1
Bevor Sie nun einen Testaccount in Exchange anlegen, brauchen Sie Klarheit über den Status quo.
Erinnern Sie sich an die Add-ins? Prüfen Sie, welche im Einsatz sind – und sind es COM- oder Web-Add-ins? Gibt es IMAP-Konten oder sind Drittanbieter-Mail-Server im Einsatz? Welche Power-User-Funktionen nutzen bestimmte Abteilungen täglich?
Diese Bestandsaufnahme dauert vielleicht einen halben bis einen ganzen Tag. Sie spart Ihnen aber Wochen an Troubleshooting später.
Schritt 2
Rollen Sie das neue Outlook nicht unternehmensweit aus. Starten Sie mit einer kleinen, repräsentativen Gruppe: idealerweise IT-affine User aus unterschiedlichen Abteilungen.
Sammeln Sie gezielt Feedback zu Kompatibilität, Performance und fehlenden Funktionen. Dokumentieren Sie alles – das ist Ihre Entscheidungsgrundlage für den Rest des Unternehmens.
Schritt 3
Veränderungen an Werkzeugen, die täglich genutzt werden, erzeugen Widerstand – das ist normal. Informieren Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen frühzeitig:
Wie lange können sie das alte Outlook noch verwenden?
Was ändert sich?
Was bleibt gleich?
Warum passiert das überhaupt?
Und warum gerade jetzt?
Gehen Sie auf solche Fragen ein.
Erklären Sie den Wechsel als strategischen Schritt. Schulungen, FAQs und eine klare Ansprechperson für Rückfragen reduzieren den Reibungsverlust erheblich.
Das neue Outlook ist da und wird das alte Outlook sukzessive ablösen. Daran führt kein Weg vorbei.
Wer ausschließlich Exchange Online und Microsoft 365 einsetzt, hat wenig zu befürchten und kann den Umstieg strukturiert angehen.
Wer IMAP-Konten oder spezialisierte Add-ins im Einsatz hat, muss etwas genauer hinschauen und sollte eine Bestandsaufnahme durchführen.
Stabilität und Datensicherheit haben Vorrang. Ein überstürzter Roll-out ohne Pilotphase und Bestandsaufnahme ist kein Fortschritt – er ist ein Risiko. Planen Sie jetzt, damit der Wechsel zu einem kontrollierten Schritt wird.
Unser Newsletter direkt in Ihr Postfach
