Verlässliche digitale Arbeitsplätze bei der amec GmbH

Wenig Hilfe, und wenn, dauerte es lange

Wer als Elektronik-Distributor regelmäßig mit rund 300 Zulieferern in Asien kommuniziert, muss früh aufstehen. Manche Kolleginnen und Kollegen bei der amec GmbH aus der Wedemark sitzen bereits um 6 Uhr oder früher am Rechner.

Wenn die IT dann nicht performt, gehen wertvolle Morgenstunden verloren: Die Gesprächspartner, unter anderem an den Standorten in Asien, sind aufgrund der Zeitverschiebung dann schneller im Feierabend, als man hierzulande den ersten Kaffee getrunken hat.

Genau das drohte regelmäßig. Die IT-Betreuung lag zu Beginn in den Händen eines IT-Dienstleisters, der mit einem Büro für SAP-Integration eigentlich eine ganz andere Aufgabe innehatte.

Für die Basis-IT der amec GmbH fehlte schlicht die Zeit. Und wollte man zum Hörer greifen, war die alteingesessene Telefonanlage auch nicht immer zuverlässig. Erst recht nicht bei den langen Kommunikationswegen nach Fernost.

Tickets lagen teilweise bis zu 60 Tage offen. Hinzu kam bei amec ein veraltetes Microsoft Intune, das nicht konsequent konfiguriert war. Statt Zero-Touch-Deployment musste der IT-verantwortliche Projektmanager und Prokurist Torben Sprick persönlich jedes Gerät bestellen, manuell einrichten und neue Kolleginnen und Kollegen onboarden.

Im Alltag bedeutete das: Mitarbeitende konnten nicht verlässlich mit der IT arbeiten. Wenn morgens die Kommunikation nach Asien gestört war, dauerten Projekte unnötig lange. 

Moderne digitale Arbeitsplätze as a Service

Für Torben Sprick war klar: So konnte es nicht weitergehen. Nach einer Sondierungsphase entschied er sich für BUCS IT, um die IT-Landschaft von amec auf Vordermann zu bringen. Ausschlaggebend war das Konzept: eine moderne Arbeitsplatzumgebung, die befähigt, statt Tickets produziert, und eine direkte Ansprechperson statt anonymer Hotline.

Seitdem betreut BUCS IT für amec alle digitalen Arbeitsplätze: von der automatisierten Geräteeinrichtung mit umfassender Intune-Paketierung und Microsoft 365 inklusive Teams-Telefonie bis hin zum proaktiven Monitoring und der Rufbereitschaft bis 22 Uhr. Letztere ist aufgrund der Zeitverschiebung beim Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen in Asien besonders hilfreich, wenn auch mal nach Feierabend IT-Support nötig ist.

Der Start der Zusammenarbeit fiel auf einen bemerkenswerten Zeitraum: Sprick koordinierte die finale Abstimmung während eines Auslandsaufenthalts aus Singapur. Der Demo-Laptop wurde von dort aus eingerichtet und getestet. Der Go-live endete für BUCS IT am späten Sonntagabend. Am darauffolgenden Montag um 8 Uhr waren alle Mitarbeitenden der amec GmbH voll arbeitsfähig.

Eine IT, die begeistert!

Torben Sprick und die amec GmbH wollten keine einzelnen IT-Probleme lösen, sondern einen Arbeitsalltag schaffen, in dem Technik einfach funktioniert. Genau das ist der Kern unseres Digital Workplace.

Die Ablösung der alten Telefonanlage nimmt die Sorge, dass die Telefonie ausfällt: Die Umstellung vom Tischtelefon auf Smartphones mit Microsoft Teams verlief reibungslos. Neue Smartphones werden automatisch für amec eingerichtet.

Das proaktive Monitoring hat das Unternehmen bereits vor Betriebsausfällen bewahrt: „Als ein Stromausfall am Freitagabend die Server zum Absturz brachte, registrierte BUCS IT das Problem direkt am Samstagmorgen. Der Neustart erfolgte prompt, und am Montag bemerkte niemand im Betriebsablauf, dass überhaupt etwas gewesen war“, erinnert sich Torben Sprick. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von amec, die früher morgens auf Serververbindungen gewartet haben, arbeiten heute ohne Unterbrechungen.

Tickets, die früher bis zu 60 Tage auf ihre Bearbeitung warteten, werden heute deutlich schneller gelöst. „Eigentlich war unser Ziel, Tickets im Schnitt innerhalb von sieben Werktagen zu bearbeiten. Erreicht hat BUCS IT 24 Stunden! Oft werden unsere Anliegen noch am gleichen Tag erledigt“, freut sich Torben Sprick über die Zusammenarbeit.

Wöchentliche Extended IT-Reviews geben dem Prokuristen und Projektmanager Sprick den Überblick, ohne ihn in operative Details zu ziehen. Themen, um die sich BUCS IT gekümmert hat, kommen manchmal erst in diesen Terminen zur Sprache: gelöst, bevor sie in der Wedemark überhaupt aufgefallen sind.

Mit den Managed Services von BUCS IT hat amec eine IT-Landschaft, die ihren Platz im Unternehmen gefunden hat und Mitarbeitende befähigt, statt sie auszubremsen.